Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa sistem informasi dan pangkalan data yang baik adalah kunci sukses dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebuah perguruan tinggi. Dengan adanya kedua hal tersebut, tim penyusun akreditasi program studi, fakultas dan instansi perguruan tinggi tidak akan kewalahan mencari-cari data yang diperlukan.

Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa sistem informasi dan pangkalan data yang baik adalah kunci sukses dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) sebuah perguruan tinggi. Dengan adanya kedua hal tersebut, tim penyusun akreditasi program studi, fakultas dan instansi perguruan tinggi tidak akan kewalahan mencari-cari data yang diperlukan.

Pembelajaran tentang kunci sukses SPMI tersebut didapatkan oleh tim dari Lembaga Penjaminan Mutu (LPM) UIN Jakarta saat melakukan studi banding ke dua perguruan tinggi ternama di kota Pendidikan Jogjakarta, yaitu Universitas Islam Indonesia (UII) dan Universitas Gajah Mada (UGM), 26 sampai dengan 28 April 2017.

UII merupakan perguruan tinggi Islam tertua di Indonesia. UII bahkan ditenggarai sebagai awal adanya UIN Jogjakarta yang lahir dari Fakultas Agama UII. Dalam konteks SPMI, UII merupakan perguruan tinggi yang sudah dapat merumuskan SPMI dengan berbasis pada nilai-nilai Keislaman. Standar-Standar dalam pelaksanaaan SPMI mereka tuangkan dalam sebuah jargon Mercy of God (Management organization, Education, Research, Community Service, Yield of service, Output, Facilities, Governance, Outcame and Cooperation, and Dakwah Islamiyah). Masing-masing huruf dari kata Mercy of God tersebut dijabarkan dalam beberapa standar sehingga berjumlah 99 standar, mirip asmaul husnul dalam ajaran Islam.

Tidak hanya, itu UII juga berhasil membangun pangkalan data dan sistem informasi yang baik. Tercatat lebih dari 20 orang programmer, berada di balik kesuksesan sistem informasi mereka. Selain itu, pengembagan sistem informasi mereka juga diperkuat dengan adanya program magang (PKL) bagi para mahasiswa dan siswa di bidang teknologi informasi. Dengan kekuatan personil yang cukup inilah, setiap permintaan aplikasi dan program yang diiinginkan oleh para stake holder dapat dilaksanakan dengan baik.

Dalam konteks Audit Mutu Internal (AMI), UII juga berhasil mengembangkan instrumen yang dibuat berdasarkan standar dari beberapa lembaga akreditasi termasuk BAN PT dan AUN QA. UII sukses melaksanakan AMI secara online, dimana seluruh program studi dan unit terkait tinggal mengentri data dalam sistem. Instrumen tersebut dilengkapi pula dengan sistem skoring, sehingga setelah AMI dilaksanakan masing-masing prodi dapat memperkirakan skor akreditasi maksimal yang mereka peroleh. Hal ini tentu saja sangat bermanfaat bagi prodi saat akan menghadapi akreditasi program studi. Selain itu Pusat Penjaminan Mutu UII juga sangat mudah untuk memanen data saat akan menghadapi AIPT (Akreditasi Instansi Perguruan Tinggi).

Pembelajaran yang kurang lebih sama, juga diperoleh tim LPM UIN Jakarta saat berkunjung ke LPM UGM. UGM yang telah memulai konsep jaminan mutu sejak akhir tahun 90, telah berhasil membangun sistem informasi yang sangat mumpuni. Data base mahasiswa, dosen, program studi, unit-unit dan pusat-pusat di lingkungan UGM terhubung dalam sebuah pangkalan data dan sistem informasi raksasa yang disebut SiMaster UGM. Ketika Pusat Penelitian mengentri data judul penelitian dosen, maka seketika itu pula, data tersebut dapat dilihat dalam kolom biografi dosen UGM. Begitu juga ketika bagian kepegawaian UGM mengentri data kepangkatan seorang dosen, maka saat itu pula prodi dapat melihat perkembangan kepangakatan dosen di prodinya.

Dengan adanya SiMaster tersebut, para dosen yang akan mempersiapkan persyaratan pencairan sertifikasi, dapat dengan mudah mencari data-data yang diperlukan.

Melalui SiMaster ini, setiap prodi, unit dan bagian dari UGM bisa melakukan pemanenan (harvesting) dan pertukaran (Sharing) data untuk kepentingan akreditasi, kenaikan pangkat pegawai dan manfaat lainnya.

Kunjungan kedua Perguruan Tinggi tersebut, sangat menginspirasi tim LPM UIN Jakarta untuk dapat mengembangkan sistem informasi dan pangkalan data yang baik. Bila dibandingkan dengan kedua PT tadi, tentu saja UIN Jakarta masih perlu banyak berbenah. Langkah awal yang mungkin perlu dilakukan oleh UIN, adalah dengan membangun desain Sistem Informasi dan pangkalan data yang diinginkan. Kemudian setahap demi setiap setiap infrastruktur dan fasiltas yang diinginkan dapat dibangun setiap tahunnya. Sehingga pada tahun yang ditargetkan Sistem informasi dan Pangkalan data yang diharapkan dapat menjadi kenyataan. Semoga.