Dalam rangka menghadapi Audit Mutu Eksternal (AME) pada kisaran bulan November 2017, LPM UIN Jakarta mengadakan acara refreshment auditor pada 20 Oktober 2017 di lantai 6 Syahdia Inn. Pada kesempatan itu hadir 2 orang nara sumber, Ir. Triyan Aidil Fitri, M.M dari Sucofindo dan Siska Agustin, Managing Director Sierra Consulting.

triyan menyampaikan kebijakan-kebijakan penting yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan Sistem Manajamen Mutu (SMM) di sebuah institusi. Menurut Triyan, Organisasi pendidikan harus terlebih dahulu memetakan desain pendidikannya seperti apa, bagaimana pengembangan kurikulumnya, bagaimana pelaksanaan pendidikannya, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pendidikan.

pada Sesi pertama, Triyan menyampaikan kebijakan-kebijakan penting yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan Sistem Manajamen Mutu (SMM) di sebuah institusi. Menurut Triyan, Organisasi pendidikan harus terlebih dahulu memetakan desain pendidikannya seperti apa, bagaimana pengembangan kurikulumnya, bagaimana pelaksanaan pendidikannya, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan proses pendidikan. Salah satu haI utama yang membedakan ISO:9008 2015 dari ISO:9008 2008 adalah penekanannya pada risk management. Dengan adanya manajemen resiko ini, maka tindakan pencegahan resiko seharusnya dapat dilakukan. Dalam konteks ini, top management harus lebih banyak terlibat secara langsung dalam proses manajemen. Hal ini menjadi penting, karena berdasarkan pertimbangan resiko tadi harus, terkadang pengambilan keputusan harus segera dilakukan setelah dilakukan berbagai analisis. Demikian jelas Triyan.

Pada sesi kedua, Siska Agustin lebih banyak bercerita tentang bagaimana proses melaksanakan audit. Pelaksanaan audit menurut Siska Agustin harus dilaksanakan secara sistematis, independent, terdokumentasi, objektif, dan kriteria auditnya apa. Dalam proses audit harus dipahami terlebih dahulu beberapa level dokumen. Level pertama pedoman mutu, kedua prosedur (SOP), instruksi kerja, dan level terakhir catatan mutu (record). Level 1-3 disebut panduan, dan level keempat disebut sebagai implementasi. Dalam pelaksanaan audit, auditor harus memastikan apakah dokumen level 1-3 sudah dijalankan dalam level 4 atau belum. Bila terbukti bahwa level 1-3 tidak dijalankan sama sekali atau dijalankan tetapi belum seutuhnya, maka hal itu mengidentifikasikan adanya temuan. Setelah melakukan audit, maka auditor seharusnya berkumpul untuk melakukan sharing. Dokumen temuan tahun sebelumnya harus disampaikan kepada para auditor baru agar bisa diketahui apakah temuan sebelumnya berulang atau tidak.

Acara refreshment auditor itu sendiri dihadiri oleh para auditor internal UIN Jakarta, perwakilan unit-unit di lingkungan rektorat, dan tim LPM. Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) akan dilaksanakan pada akhir Oktober, sebagai persiapan menghadapi AME di bulan November.